Indbydelser er en del af reglerne
Det fremgår af Kapsejladsreglernes definition af "Regel", at indbydelsen er en del af reglerne for kapsejlads. Som det også gør sig gældende for sejladsbestemmelserne, kan det have den konsekvens, at deltagerne kan straffes for at overtræde en bestemmelse i indbydelsen.

Bemærk dog, at indbydelser kan ændres, hvis der gives "passende meddelelse herom". I praksis vil det sige, at eventuelle ændringer bør meddeles de potentielle deltagere straks.

Hvem udarbejder indbydelser
Det er "den arrangerende myndighed" (se kapsejladsregel 88.2), der skal offentliggøre indbydelsen. Det vil i praksis sige stævnelederen, men denne bør koordinere arbejdet med banelederen og andre nøglepersoner for at få det bedst mulige resultat. Indbydelsen forpligter nemlig i vidt omfang arrangøren i forhold til sejladsbestemmelser og praktisk afvikling. Man bør derfor tænke ethvert relevant behov igennem ved formuleringen.

Desuden er det ved klassebådssejlads indlysende at involvere en bemyndiget repræsentant for klasseorganisationerne, som kan bidrage med ønsker og erfaringer. Dialog og fornuftig imødekommenhed tilrådes.

Hvornår og hvordan
Indbydelsen skal offentliggøres i god tid før stævnet. Ofte har klasseorganisationen et ønske om dette, eller det fremgår af statutterne for det konkrete stævne. Fx stiller DM-statutterne krav om offentliggørelse 8 uger før et DM. Indbydelser til internationale medsterskaber skal tit være klar et halvt eller helt år i forvejen. Ved mere lokale sejladser kan det accepteres, at indbydelser foreligger langt senere - helt op til en måned før stævnet. Men som i så mange andre forhold gælder det, at det er særdeles klogt at være i meget god tid med dette dokument.

Der er ingen formelle krav om, hvordan indbydelser skal offentliggøres eller distribueres. Det må derfor aftales med en repræsentant for klasserne. Det er oplagt at anvende stævnets, arrangørens eller klasseorganisationens hjemmeside, lige som der bør være et link fra Dansk Sejlunions elektroniske kapsejladskalender. Indbydelser kan endvidere udsendes elektronisk som mail, hvis man kender de potentielle deltageres adresser. Endelig vil det ved mange stævner være relevant at trykke indbydelserne og udsende dem bredt til potentielle deltagere.

Kapsejladsreglernes krav - RRS 88.2 og Tillæg J
Kapsejladsreglerne kræver i RRS 82.2, at den organiserende myndighed offentliggør en indbydelse, som er i overensstemmelse med Regel J1.

Tillæg J indeholder de grundlæggende regler for indbydelse (Notice of Race) og sejladsbestemmelser (Sailing Instructions). For hvert af dokumenterne er der to fortegnelser: Hvad skal de (altid) indeholde, og hvad skal de indeholde, hvis det er relevant for det konkrete stævne?

I J1.1 opremses de få punkter, der altid skal indeholdes i indbydelsen. Listen i J1.2 indeholder yderligere 14 punkter, som skal medtages i indbydelsen, når de gælder.

Tillæg J giver til gengæld kun dårlig anvisning i, hvordan indbydelsen konkret skal formuleres. Her må man kigge i Tillæg K i stedet.

Når man har udarbejdet indbydelsen, er det en god idé at kontrollere, om alle punkterne i J1.1 samt de relevante punkter i J1.2 er medtaget.

Kapsejladsreglernes appendix K (engelsk udgave) – ISAF’s vejledning om indbydelser
Som antydet ovenfor efterlader tillæg J i sig selv meget store variationsmuligheder for formulering af indbydelsen. For at harmonisere indbydelserne mest muligt, har ISAF udarbejdet en vejledning med anbefalede formuleringer af de enkelte bestemmelser. Denne vejledning findes i appendix K i den engelsksprogede udgave af kapsejladsreglerne.

Det er blevet til et omfattende og næsten udtømmende dokument, som dækker langt de fleste arrangørers behov - og ofte mere til.

Appendix K indeholder i flere punkter valgmuligheder mellem to eller flere formuleringer – fx i punktet om startliniens udseende. I disse punkter har det været nødvendigt eller ønskeligt at give variationsmuligheder. Arrangørernes behov er trods alt ikke 100 procent identiske fra stævne til stævne.

Appendix K må ikke opfattes som regler i sig selv. Der er i stedet tale om fornuftige standardformuleringer til arrangørens videre bearbejdning.

Det er målet, at Appendix K skal anerkendes af alle nationale myndigheder, klasseorganisationer og arrangører som et så fornuftigt grundlag for indbydelser, at det bliver en standard. Dansk Sejlunions skabelon for indbydelser (tillæg K i den danske regelbog) baserer sig i meget vidt omfang på appendix K. Det samme gør sig gældende for de konkrete eksempler i denne samling.

Med udgangspunkt i Appendix K har ISAF publiceret en skabelon for (engelsksprogede) indbydelser. Skabelonen kan anvendes ved udarbejdelse af Notice of Race for internationale stævner – incl. DM’er med udenlandske deltagere, se afsnit om "indbydelse på engelsk".

Dansk Sejlunions skabeloner for indbydelser
Som tillæg K i den danske udgave af kapsejladsreglerne har Dansk Sejlunion indsat "DS Skabelon for Indbydelse". Det er vigtigt at understrege, at der ikke er tale om en oversættelse af ISAF's Guide to Notice of Race (Appendix K i den engelske udgave af reglerne). I forhold til ISAF's guide har Dansk Sejlunion truffet en lang række valg, hvorved den danske skabelon efterlader færre åbne punkter end ISAFs guide. De danske valg tager enten afsæt i danske traditioner eller holdning til "god kapsejladsskik".

Det er ikke et formelt krav, at danske arrangører anvender Tillæg K som udgangspunkt for deres indbydelser, men det er en klar anbefaling. Under alle omstændigheder skal indbydelser overholde kravene i Tillæg J - hvilket netop kan ske ved at anvende skabelonen i Tillæg K.

Læs mere om at anvende Dansk Sejlunions Skabelon for Indbydelse i præsentationen af dokumentet.

Dansk Sejlunion har oversat skabelonen til engelsk (Dansk Sejlunions Skabelon for Indbydelse på engelsk) med det formål at hjælpe danske arrangører af stævner (fx Danmarksmesterskaber) med udenlandsk deltagelse. Den engelske skabelon opfylder samtidig ISAF's anbefalinger i Appendix K i den engelsksprogede udgave af reglerne.

Klasseorganisationernes ønsker
Klasseorganisationerne har naturligvis både erfaringer og holdninger til kapsejladserne i deres klasse. Det er vigtigt at indarbejde disse i stævnets dokumenter - både indbydelse og sejladsbestemmelser. Eksempelvis kan det dreje sig om banens udformning, antal sejladser, starttidspunkter, strafsystemer o.lign. Det anbefales at lade en repræsentant for klasseorganisationen godkende indbydelsen før offentliggørelse.

Nogle klasseorganisationer har udarbejdet egentlige vejledninger til brug for arrangørerne eller endda komplette indbydelser og standardsejladsbestemmelser.

På den anden side er der flere kendte eksempler på, at de krav, klasseorganisationerne fremfører, ikke er i overensstemmelse med ISAF’s krav eller anbefalinger. I de tilfælge skal arrangøren følge ISAF’s krav og tillige argumentere for, at ISAF’s anbefalinger følges. Ofte skyldes uoverensstemmelserne mellem ISAF’s anbefalinger og klasseorganisationernes standarder, at klasseorganisationerne ikke altid er opmærksomme på eksistensen af ISAF’s bestemmelser og anbefalinger eller det faktum, at disse forandres hvert fjerde år.
Dialog vil ofte kunne overvinde disse forskelligheder.