Dansk Sejlunion



Indbydelse

Formålet med denne vejledning og eksempler er at beskrive en fremgangsmåde for udarbejdelse af gode og korrekte indbydelser til kapsejlads.

Dansk Sejlunion ønsker, at arrangørernes indbydelser skal være af ensartet, høj kvalitet. Dermed kan dokumenterne bidrage til, at kapsejladsafviklingen i Danmark gennemføres på et kendt og velordnet regelgrundlag. For både sejlere og arrangører betyder det, at de undgår tvivl og uoverensstemmelser,  og at begge parter kan forberede sig optimalt til stævnet.

Indbydelse og sejladsbestemmelser hænger uløseligt sammen. Se derfor også vejledningen om Sejladsbestemmelser.

Vejledning

Indbydelser er en del af reglerne

Det fremgår af Kapsejladsreglernes definition af "Regel", at indbydelsen er en del af reglerne for kapsejlads. Som det også gør sig gældende for sejladsbestemmelserne, kan det have den konsekvens, at deltagerne kan straffes for at overtræde en bestemmelse i indbydelsen.

Bemærk dog, at indbydelser kan ændres, hvis der gives "passende meddelelse herom". I praksis vil det sige, at eventuelle ændringer bør meddeles de potentielle deltagere straks.

Hvem udarbejder indbydelser?

Det er "den arrangerende myndighed" (se kapsejladsregel 88.2), der skal offentliggøre indbydelsen. Det vil i praksis sige stævnelederen, men denne bør koordinere arbejdet med banelederen og andre nøglepersoner for at få det bedst mulige resultat. Indbydelsen forpligter nemlig i vidt omfang arrangøren i forhold til sejladsbestemmelser og praktisk afvikling. Man bør derfor tænke ethvert relevant behov igennem ved formuleringen.

Desuden er det ved klassebådssejlads indlysende at involvere en bemyndiget repræsentant for klasseorganisationerne, som kan bidrage med ønsker og erfaringer. Dialog og fornuftig imødekommenhed tilrådes.

Hvornår og hvordan?

Indbydelsen skal offentliggøres i god tid før stævnet. Ofte har klasseorganisationen et ønske om dette, eller det fremgår af statutterne for det konkrete stævne. Fx stiller DM-statutterne krav om offentliggørelse 8 uger før et DM. Indbydelser til internationale medsterskaber skal tit være klar et halvt eller helt år i forvejen. Ved mere lokale sejladser kan det accepteres, at indbydelser foreligger langt senere - helt op til en måned før stævnet. Men som i så mange andre forhold gælder det, at det er særdeles klogt at være i meget god tid med dette dokument.

Der er ingen formelle krav om, hvordan indbydelser skal offentliggøres eller distribueres. Det må derfor aftales med en repræsentant for klasserne. Det er oplagt at anvende stævnets, arrangørens eller klasseorganisationens hjemmeside, lige som der bør være et link fra Dansk Sejlunions elektroniske kapsejladskalender. Indbydelser kan endvidere udsendes elektronisk som mail, hvis man kender de potentielle deltageres adresser. Endelig vil det ved mange stævner være relevant at trykke indbydelserne og udsende dem bredt til potentielle deltagere.

Kapsejladsreglernes krav - RRS 88.2 og Tillæg J

Kapsejladsreglerne kræver i RRS 82.2, at den organiserende myndighed offentliggør en indbydelse, som er i overensstemmelse med Regel J1.

Tillæg J indeholder de grundlæggende regler for indbydelse (Notice of Race) og sejladsbestemmelser (Sailing Instructions). For hvert af dokumenterne er der to fortegnelser: Hvad skal de (altid) indeholde, og hvad skal de indeholde, hvis det er relevant for det konkrete stævne

I J1.1 opremses de få punkter, der altid skal indeholdes i indbydelsen. Listen i J1.2 indeholder yderligere 14 punkter, som skal medtages i indbydelsen, når de gælder.

Tillæg J giver til gengæld kun dårlig anvisning i, hvordan indbydelsen konkret skal formuleres. Her må man kigge i Tillæg K i stedet.

Når man har udarbejdet indbydelsen, er det en god idé at kontrollere, om alle punkterne i J1.1 samt de relevante punkter i J1.2 er medtaget.

Kapsejladsreglernes appendix K (engelsk udgave) - ISAF's vejledning om indbydelser

Som antydet ovenfor efterlader tillæg J i sig selv meget store variationsmuligheder for formulering af indbydelsen. For at harmonisere indbydelserne mest muligt, har ISAF udarbejdet en vejledning med anbefalede formuleringer af de enkelte bestemmelser. Denne vejledning findes i appendix K i den engelsksprogede udgave af kapsejladsreglerne.

Det er blevet til et omfattende og næsten udtømmende dokument, som dækker langt de fleste arrangørers behov - og ofte mere til.

Appendix K indeholder i flere punkter valgmuligheder mellem to eller flere formuleringer - fx i punktet om startliniens udseende. I disse punkter har det været nødvendigt eller ønskeligt at give variationsmuligheder. Arrangørernes behov er trods alt ikke 100 procent identiske fra stævne til stævne.

Appendix K må ikke opfattes som regler i sig selv. Der er i stedet tale om fornuftige standardformuleringer til arrangørens videre bearbejdning.

Det er målet, at Appendix K skal anerkendes af alle nationale myndigheder, klasseorganisationer og arrangører som et så fornuftigt grundlag for indbydelser, at det bliver en standard. Dansk Sejlunions skabelon for indbydelser (tillæg K i den danske regelbog) baserer sig i meget vidt omfang på appendix K. Det samme gør sig gældende for de konkrete eksempler i denne samling.

Med udgangspunkt i Appendix K har ISAF publiceret en skabelon for (engelsksprogede) indbydelser. Skabelonen kan anvendes ved udarbejdelse af Notice of Race for internationale stævner - incl. DM'er med udenlandske deltagere, se afsnit om "indbydelse på engelsk".

Dansk Sejlunions skabeloner for indbydelser

Som tillæg K i den danske udgave af kapsejladsreglerne har Dansk Sejlunion indsat "DS Skabelon for Indbydelse". Det er vigtigt at understrege, at der ikke er tale om en oversættelse af ISAF's Guide to Notice of Race (Appendix K i den engelske udgave af reglerne). I forhold til ISAF's guide har Dansk Sejlunion truffet en lang række valg, hvorved den danske skabelon efterlader færre åbne punkter end ISAFs guide. De danske valg tager enten afsæt i danske traditioner eller holdning til "god kapsejladsskik".

Det er ikke et formelt krav, at danske arrangører anvender Tillæg K som udgangspunkt for deres indbydelser, men det er en klar anbefaling. Under alle omstændigheder skal indbydelser overholde kravene i Tillæg J - hvilket netop kan ske ved at anvende skabelonen i Tillæg K.

Læs mere om at anvende Dansk Sejlunions Skabelon for Indbydelse i afstnittet "Indbydelse på dansk".

Dansk Sejlunion har oversat skabelonen til engelsk (Dansk Sejlunions Skabelon for Indbydelse på engelsk) med det formål at hjælpe danske arrangører af stævner (fx Danmarksmesterskaber) med udenlandsk deltagelse. Den engelske skabelon opfylder samtidig ISAF's anbefalinger i Appendix K i den engelsksprogede udgave af reglerne.

Klasseorganisationernes ønsker

Klasseorganisationerne har naturligvis både erfaringer og holdninger til kapsejladserne i deres klasse. Det er vigtigt at indarbejde disse i stævnets dokumenter - både indbydelse og sejladsbestemmelser. Eksempelvis kan det dreje sig om banens udformning, antal sejladser, starttidspunkter, strafsystemer o.lign. Det anbefales at lade en repræsentant for klasseorganisationen godkende indbydelsen før offentliggørelse.

Nogle klasseorganisationer har udarbejdet egentlige vejledninger til brug for arrangørerne eller endda komplette indbydelser og standardsejladsbestemmelser.

På den anden side er der flere kendte eksempler på, at de krav, klasseorganisationerne fremfører, ikke er i overensstemmelse med ISAF's krav eller anbefalinger. I de tilfælge skal arrangøren følge ISAF's krav og tillige argumentere for, at ISAF's anbefalinger følges. Ofte skyldes uoverensstemmelserne mellem ISAF's anbefalinger og klasseorganisationernes standarder, at klasseorganisationerne ikke altid er opmærksomme på eksistensen af ISAF's bestemmelser og anbefalinger eller det faktum, at disse forandres hvert fjerde år.

Dialog vil ofte kunne overvinde disse forskelligheder.

Indbydelse på dansk

Dansk Sejlunions skabelon for indbydelse - Tillæg K

Skabelonen er tænkt som et værktøj for de mange arrangører af helt almindelige kapsejladser – lige fra det lokale niveau til og med Danmarksmesterskaber.

For en kort beskrivelse af baggrunden for Dansk Sejlunions skabelon for indbydelse henvises til afsnittet "Vejledning" i starten af denne side.

Hvis skabelonen anvendes, opfylder arrangøren de formelle krav fra Tillæg J og anbefalingerne fra Tillæg K. I sin fulde længde er skabelonen især anvendelig ved væsentlige stævner, mens man ved mindre, lokale stævner vil opleve, at mange af punkterne er unødvendige. Arrangøren må derfor træffe sine valg med omhu. Skabelonen hænger sammen med Tillæg L (dansk udgave), DS Skabelon for sejladsbestemmelser, (og dermed ISAF's Appendix L, Sailing Instructions Guide i den engelsksprogede udgave af kapsejladsreglerne.) Indledningen til disse angiver nogle principper, som også gælder for indbydelser.

Før skabelonen anvendes, er det en god idé først at gennemlæse regel J1 og beslutte hvilke paragraffer, der er nødvendige. De paragraffer, som er obligatoriske i henhold til regel J1 er i dokumentet markeret med en stjerne (*). Slet de paragraffer, som ikke skal anvendes. Vælg i andre paragraffer den udgave, som foretrækkes. Følg de instruktioner, der fremgår i venstre margin, fx når der skal indsættes tekst på fuldt optrukne linier (_____), og vælg den foretrukne formulering, når tekststyker står i skarp parentes ([…]). Når uønskede paragraffer er blevet slettet, skal de resterende paragraffer nummereres om.

Når nogle punkter slettes ved et konkret stævne, fordi de ikke giver mening i den konkrete sammenhæng, kan dette gøres uden videre problemer - vel at mærke, hvis de formelle krav fortsat overholdes. Eksempler på punkter, der kunne slettes, er bestemmelserne 11, 12, 13, 14 og 18.

Punkt 9 om antal strafomgange fortjener særlig stillingtagen. Den skal selvfølgelig kun medtages, hvis de generelle strafsystemer (to strafomgange) er ændret. Hvis punktet skal slettes, skal man også slette linien i pkt. 1.3 vedr. disse regler.

Bemærk, at der ikke står noget om reklameret. Derved er stævnet automatisk kategori C, med ret fri adgang til at reklamere. Hvis arrangøren ønsker, at reklameretten skal begrænses, skal man som fx nyt punkt 2 skrive, at stævnet er kategori A i stedet.

De bestemmelser, som i Tillæg K er mærket med * skal medtages, jf tillæg J.

Når en arrangør arbejder med den "rensede" skabelon til arrangørbrug (som kan downloades herunder som word-fil), er det en god idé at have tillæg K i regelbogen ved hånden, så man kan følge de råd, der gives i margin ud for hvert punkt.

Dansk Sejlunions Skabelon for Indbydelse - Tillæg K Skabelon til indbydelse inklusive kommentarer (PDF)
Dansk Sejlunions skabelon til indbydelse Skabelon til indbydelse til direkte anvendelse (Word)

Indbydelse på engelsk

ISAF's skabelon til brug for udarbejdelse af engelsksproget indbydelse (Notice of Race) - Appendix K.

Denne skabelon er udarbejdet af ISAF til brug for arrangører, der skal udarbejde engelsksproget Notice of Race - fx til internationale mesterskaber.

Skabelonen findes under betegnelsen "Appendix K" på ISAF's hjemmeside, hvorfra den kan downloades.

Bemærk, at skabelonen kan ændres af ISAF. Det er derfor nyttigt at downloade den seneste udgave af skabelonen, hver gang den evt. skal benyttes.

Ved ganske mange af punkterne er det overladt til arrangøren at træffe valg mellem flere tekstforslag. Det er vigtigt, at disse valg overvejes omhyggeligt. De bestemmelser i skabelonen, der er markeret med en *, er bestemmelser, som er krav i henhold til listen i Tillæg J1.1.

Dansk Sejlunions skabelon for indbydelser (Notice of Race) på engelsk

Denne skabelon er udarbejdet af Dansk Sejlunion til brug for arrangører, der skal udarbejde engelsksproget Notice of Race - fx et Danmarksmesterskab med udenlandsk deltagelse. Der er reelt tale om en oversættelse af DS skabelon for indbydelser. For en gennemgang af, hvordan skabelonen anvendes, henvises derfor til beskrivelsen af indbydelse på dansk længere oppe på siden. Læs omhyggeligt, hvordan dokumentet skal redigeres og tilpasses i forhold til det konkrete stævne - fx ved at sammenligne med Tillæg K i regelbogen.

I forhold til den dansk sprogede udgave skal følgende forskelle fremhæves:

Punkt 1.2: Her nævnes, at der vil være nogle af NordicSF's og DS' forskrifter, som kommer til at gælde. Udenlandske deltagere kender jo ikke til disse forskrifter, så de skal vide, at der er noget særligt i vente. (Se pkt. 1.4 og punkt 11.)

Punkt 1.4: Den lange opremsning af regelændringer skal (som i den danske udgave) tilpasses det konkrete stævne. Fx skal ændringen vedr. regel 44.1 og 44.2 selvfølgelig kun med, hvis man reelt ønkser at ændre to-runders vendingen til en en-rundes vending. De forslag til regelændringer, der ikke skal med, skal slettes. De øvrige skal ud af den skarpe parentes. Den første regelændring vedr. 30.2 og 30.3 bunder i en NordicSF-forskrift, som udvider grundlinien i trekanten, der omtales i de nævnte regler.

Punkt 11: Bestemmelsen findes kun i den engelske udgave. Formålet er at gøre udenlandske deltagere opmærksom på, at Danmark har et lovkrav om redningsvest om bord - så må de hellere huske at få redningsveste med hjemmefra.

Følgende punkter skal arrangøren forholde sig særligt til (i øvrigt uanset om der arbejdes på dansk eller engelsk):

Punkt 10.1: Punktet skal normalt slettes. Når der således ikke angives et pointsystem, gælder lavpointsystemet automatisk

Når der ikke står noget om reklamebegrænsninger, er stævnet automatisk i kategori C. Hvis der skal gælde begrænsninger i retten til at reklamere (fx som kategori A), skal det skrives i Notice of Race - fx som nyt punkt 2.

Dansk Sejlunions Skabelon for Indbydelse på engelsk Skabelon for Indbydelse på engelsk (word)

Eksempel (Engelsksproget)

Eksempel på engelsksproget indbydelse på internationalt mesterskabsniveau - X-79 Danish Championship 200X.

Dette eksempel er ganske typisk for internationale stævner. Det vil således kunne give inspiration til både internationale mesterskaber eller Danmarksmesterskaber med udenlandsk deltagelse.

Der er ganske vist tale om indbydelse (Notice of Race) fra et fiktivt Danmarksmesterskab, men formuleringerne er velvalgte i forhold til X-79 klassen.

Indbydelsen baserer sig meget langt hen ad vejen på ISAF's og DS' skabeloner.

I forhold til den DS skabelon for indbydelse (på dansk) skal følgende fremhæves:

Punkt 1.2: Her nævnes, at der vil være nogle af NordicSF's og DS' forskrifter, som kommer til at gælde. Udenlandske deltagere kender jo ikke til disse forskrifter, så de skal vide, at der er noget særligt i vente. (Se punkt 1.4 og punkt 11.)

Punkt 1.4: Den lange opremsning af regelændringer er justeret marginalt i forhold til de forslag, der er nævnt i den danske skabelon. Fx står der intet om ændringer vedr. regel 44.1 og 44.2. Det betyder, at to-runders straffen gælder som normalt. Den første regelændring vedr. 30.2 og 30.3 bunder i en NordicSF-forskrift, som udvider grundlinien i trekanten, der omtales i de nævnte regler.

Punkt 2.1, 2.2 og 2.3: Disse præciseringer vedr. retten til at deltage bunder i klassereglerne og DM-statutterne.

Punkt 4.5: Bestemmelsen er nyttig, da der er tale om et DM, hvor der kræves mindst fire sejladser. Arrangøren får herved mulighed for at gennemføre op til tre sejladser på stævnets sidste dag (i stedet for de programsatte to sejladser), hvis det er nødvendigt for at nå fire sejladser i alt.

Punkt 4.6: Da det fremgår af programmet, at der er reservedag søndag, skal det præciseres, på hvilke betingelser, reservedagen kan anvendes. Her har man valgt at kunne bruge reservedagen, hvis det ikke i løbet af de foregående dage er lykkedes at få sejlet de nødvendige 4 sejladser.

Punkt 5.1 og 5.2: Her præciseres de særlige krav vedr. måling, som gælder ved netop DM og X-79: Sejlene skal måles. Der skal afleveres en liste over de sejl, der benyttes (incl deres sejlknapnr.), og alle deltagere skal vejes.

Punkt 8.1 og 8.2: Klassen ønsker både at give mulighed for at sejle på trekantbane og op-ned bane. Der sker ved at præcisere, hviken bane, der benyttes hvilken dag. Den angivne planlagte sejladstid hænger sammen med DM-statutternes krav.

Punkt 11: Bestemmelsen findes kun i den engelske udgave. Formålet er at gøre udenlandske deltagere opmærksom på, at Danmark har et lovkrav om redningsvest om bord - så må de hellere huske at få redningsveste med hjemmefra.

Punkt 17: Punktet opfylder DM-statutternes krav om, at navne på baneleder og formand for protestkomité skal fremgå af indbydelsen. Kravet skal bidrage til at sikre en ordentlig kvalitet af kapsejladsledelsen.

X-79 Danish Championship Forslag til engelsksproget indbydelse for X-79 Danish Championship (word)
X-79 Danish Championship Forslag til engelsksproget indbydelse for X-79 Danish Championship (pdf)

Senest opdateret: 31. maj 2016